A Comunicação interpessoal – parte I

Dando continuidade a publicação do conteúdo do Manual de Comunicação Eficaz da Associação Congregação de Santa Catarina, nessa edição vamos abordar um tema fundamental para a comunicação dentro das empresas: comunicação interpessoal.

No texto dessa edição, vamos utilizar exemplos práticos de como evitar ruídos e praticar a melhor comunicação.

É sabido por todos que, quanto maior for a eficácia do processo de comunicação entre duas pessoas, melhor será o relacionamento entre elas. E aqui, voltamos a falar dos ruídos na comunicação. Afastar ou minimizar esses ruídos é o primeiro passo para construir um relacionamento agradável.

A confiança é algo difícil de se conquistar, pois envolve alguma variáveis, mas se trata de algo que precisa ser cultivado. É a primeira parte do processo de construção do relacionamento. Isso garante a “certeza das relações”, pois aprendemos a confiar mais uns nos outros. E a confiança precisa ser mútua.

Mas confiança é, antes de tudo, um processo voluntário das partes, de movimento constante, podendo variar da mais completa comunhão à rejeição total, evoluindo ou regredindo, segundo a intensidade e ritmo próprios de cada relação interpessoal.

É preciso haver uma comunicação genuína, com o mínimo possível de ruídos, para que um relacionamento interpessoal aufira os benefícios da certeza de boas relações.

A comunicação genuína depende fundamentalmente da competência individual para dar e receber feedback, competência esta difícil de ser alcançada, mas que pode e deve ser desenvolvida. Para ser eficaz, o feedback deve ser aplicável pelo receptor de forma neutra, específica, oportuna, direta e objetiva, conforme vimos na primeira parte do Manual, na edição passada.

No feedback, a informação deve ser utilizada pelo receptor de forma a corrigir um eventual desvio de comportamento, como na frase "você costuma falar muito alto e isso é desagradável" Essa é uma mensagem que contém dados concretos facilmente identificáveis pelo receptor, e que surtirá efeitos muito mais benéficos que "eu não gosto do seu jeito de falar".

Outro fator importante no comunicar é a neutralidade, critério que envolve duas características muito comuns e que geralmente comprometem o feedback. A primeira é o teor de censura que o feedback pode incorporar. No exemplo "você tem mania de escrever rebuscadamente”, trata-se de um feedback personalizado. Pode-se evitar um desagrado simplesmente ao dizer "o documento está rebuscado; é preciso tornar a linguagem mais direta", tirando a personalização da fala, tornando-a neutra.

Concluímos então que, para propiciar resultados positivos, o feedback deve ser depurado de componentes, tais como: opiniões, interpretações e julgamentos de valores que se sobreponham à realidade dos fatos.

Importante, também, não generalizar o feedback. Para isso, é preciso reforçar os pontos a serem melhorados.

No exemplo: "você é um sujeito acomodado", a mensagem é uma declaração simples, e que não traz resultados significativos. O ideal é trazer uma reflexão ou autoavaliação, como no exemplo: "venho notando uma atitude de não participação e de isolamento de sua parte”.

Saber quando oferecer um feedback é tão importante quanto saber como fazê-lo. Sempre que possível, o feedback deve ser imediato, ou seja, recente à ocorrência do problema em questão.

Se numa situação em que a resposta deva ser imediata o comunicador adiar a conversa com o receptor, o efeito positivo do feedback será afetado pela distância entre o momento do incidente e o momento da discussão.

Também, o feedback deve ser dado pessoal e diretamente. Isto é indispensável, principalmente quando a natureza do feedback for negativa. Um feedback negativo pode ter o mais positivo dos efeitos, desde que transmitido apropriadamente.

É fatal para o relacionamento entre duas pessoas a recepção de feedback negativo dado por terceiros.

Para ser benéfico, o feedback precisa assegurar: clareza da mensagem, foco no problema, utilização de exemplos. Em outras palavras, deve-se evitar rodeios e evasivas, ser sempre objetivo.

Na próxima edição continuaremos abordando a comunicação interpessoal e as melhores práticas para aplicação do feedback.

Aguardamos você no mês que vem!